La possibilità di effettuare la conservazione digitale dei documenti utilizzati per la gestione delle vendite online di prodotti è prevista dal novero delle norme vigenti in tema di conservazione sostitutiva. L’attuale quadro normativo equipara totalmente il documento informatico – opportunamente conservato – al documento analogico.
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Quale documentazione può essere conservata in forma digitale?
Tutta la documentazione esistente può quindi essere oggetto di conservazione sostitutiva digitale (i documenti tradizionali, quali le fatture, i DDT, gli estratti conto bancari, la corrispondenza, i libri e i registri fiscali, i bilanci e le dichiarazioni dei redditi, i verbali e i documenti di natura tecnica, ecc.) e ciò è possibile sia con i documenti già esistenti sul tradizionale supporto cartaceo – una volta digitalizzati – sia con i documenti informatici nativi. [Il contesto normativo è caratterizzato dai seguenti tre filoni, integrati da vari provvedimenti attuativi e regolamentari:
- Pubblico – D. Lgs n.82 del 7 marzo 2005 (CAD) e DPCM 3 dicembre 2013 (Nuove Regole tecniche per la conservazione dei documenti digitali)
- Fiscale – D. Lgs n.52 del 20 febbraio 2004, Decreti 3 aprile 2013 e 17 giugno 2014
- Civilistico – artt. 2214 e 2215-bis del C.C.]
La conservazione digitale dei documenti: il formato
Ai fini della conservazione, i documenti informatici nativi devono essere prodotti in formato statico e non modificabile che si traduce nell’assenza all’interno del file di macro istruzioni o codici eseguibili (es. campo data che si aggiorna automaticamente, codice macro, java o simile, …) e che ogni documento abbia almeno gli indici di ricerca obbligatori richiesti per legge (metadati).
Il formato PDF/A è uno dei formati più utilizzati. Si raccomanda di verificare preliminarmente che il file prodotto risponda effettivamente ai requisiti richiesti.
L’Agenzia delle Entrate in merito alla Conservazione digitale dei documenti
In ambito fiscale, l’Agenzia delle Entrate si è espressa favorevolmente sulla trasformazione del documento analogico in informatico utilizzando lo spool di stampa per produrre i file ed evitare, quindi, la stampa e la successiva scansione della carta. Questo vale soprattutto per i programmi contabili che non sono in grado di esportare/stampare in pdf/a.
La gestione del processo di conservazione sostitutiva è relativamente semplice ma richiede l’organizzazione di strutture informatiche ridondanti e sicure, ragione per cui riteniamo indispensabile affidare esternamente tale incombenza ad uno dei Responsabili della Conservazione accreditati presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri, che garantiscono l’osservanza di procedure efficaci al fine di opporre ai terzi l’autenticità della documentazione conservata, assicurando la rispondenza agli stringenti requisiti di qualità e di sicurezza, garantendo caratteristiche tecniche ed organizzative in conformità agli standard di riferimento richiesti dai processi di conservazione.
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